GTD+DIT=優れた仕事管理術？

▼GTD＋α＝？

デビッド・アレン氏が考案したGTD(Getting Things Done）をここ数年試している．GTDは，大変優れた仕事処理&効率化システム(要するに，仕事管理術)で，とても重宝するLifeHackだ．
 

しかし，その一方で「もっと工夫できるのではないか？」と思わないわけではなかった．

「マニャーナの法則」マーク・フォスター著，青木高夫訳

そんな時，出会ったのがマーク・フォスター著「マニャーナの法則」だ． これを読んで僕は，一つのパラダイムが起こるのを感じた．

「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」デビッド・アレン著

▼GTD(Getting Things Done)とは

まず，GTDについて簡単に触れようと思う．

GTDのコンセプトは，「頭の中をカラッポにすること」だ．頭の中にある色々な考えや将来的にやらなくてはならない事諸々を，すべて外にアウトプットする事から始まる．そして，アウトプットしたものを収集したのち，整理するのだ．以下の要領で煩雑な情報を整理していく．

1. Inbox：とにかく，あらゆる情報をここに個別化させ，投げ込む．重要なのは，モレなくダブりなくだ．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※Inboxに入れた，情報たちは以下の項目に振り分ける処理をする．そして，適時「見直す」ことが重要．
2. 次の行動(Next action)：ここには，具体的な行動を入れる．例えば，「将来，経営者になる」は(×)，そうではなくて「電話をする」(○)や「～を買う」(○)など，かなり具体的なレベルまで落とし込む．
3. プロジェクト(project)：「次の行動」のように，具体的な行動ではない計画レベルのもの，あるいは複雑な事柄を，ここに放り込む．
4. いつかやる(Someday/Maybe)：「将来的に～」，あるいは「まだ時期じゃない」モノに関しては，ここへ．
5. 連絡待ち ：アウトソーシングしたもの，あるいは外部の者待ちである場合，ここに．

簡単にではあるが，以上がGTDの処理だ．

Evernote

個人的には，EvernoteでGTDを実践している．僕は以下のような項目にまとめて，整理している．


・Inbox：とにかく，ここに色々放り込みます(写真からRSS記事，メモに至るまで)
・Next action：すぐやらなくてはいけないものをここに(僕の場合，“すぐに”は“今日中に”と同じ)．
・Projects：Next actionにまでは至らないいくつかのステップを刻みそうな事柄をここに．
・Someday/Maybe：将来やりたいこと，夢などを主にここに．
・References(資料など)：気になる記事や書類などをここに．



以上が，僕のEvernoteにおけるGTDである．


▼DIT(Do It Tomorrow)とは

しかし，前述したとおり，これ以上に工夫できるのではないかという思いが最近湧き始めた．
そこで，「マニャーナの法則」である．

このマニャーナのコンセプトは，「明日やる」を基準に仕事を割り振りしていくことだ．なぜ，「今日やる」リストではなく，「明日やる」リストから始めなければならないのか．

端的に言ってしまえば，今日やる(あるいは，今日やれる)ことは，次から次へと増大していく性格を持っているからに他ならない．次のような例を見れば，その意味がわかるだろう．

AさんはToDoリストの通りに朝から「メイルを読み」，「取引先相手に電話」，午後からの「会議のプレゼン作成」に追われていた．これは，Aさんが今日やるべきこととしてリストにまとめていた(つまり，ToDoリスト)．しかし，上司から明日中に仕上げてほしい報告書を依頼され，同僚からは面白いウェブサイトがあるからみてくれ等，次から次へと仕事が舞い込んできた．Aさんは，次第に仕事の能率が悪くなり，終わるはずだった仕事も終わらず残業する羽目となった・・・．

こんなことは，よくあることかもしれない．しかし，よくあることだからと言って，それでいいとは限らない(現状維持バイアス)．このように，いくらToDoリストを拵えても事の他上手く仕事が回らないことがある．このようなToDoリストのように外部からどんどん仕事が入って増えるものをオープン・リストと言う．それに対して，今回紹介する「マニャーナの法則」ではクローズ・リストなるものが強力な仕事管理術として取り上げられている．

クローズリストの典型的な例が，チェック・リスト．

チェック・リストは，決めたものをすべてその日のうちに完了させていく方法である．そして，チェック・リストの重要な点は，リミットを設けることだ．

先程のAさんの例を思い起こしてほしい．オープン・リスト，つまりTODOリストは次から次へと仕事が舞い込み，際限が無い状態へとつながっていく．それでは，終わらせるはずの重要で緊急の仕事も手が回らなくなってしまう．

そこで，リミットを設けることが大事になってくる．
リミットとは，「今日やるべきこと」を前日にリスト化し徹底して処理していく方法だ．ここでは，後から舞い込んでくる突発的な仕事に対して，容易に「今日やる」リストに落とし込んではいけない．明日で間に合うのであれば，「明日やること」リストに入れてしまうのだ．つまり，明日できることを今日やってはいけないのだ．今日やると決めたチェックリストを徹底的に処理すること，言い換えれば，一事に集中することこそ仕事を効率的に進めることになるのだ．

▼ということで，GTD＋DIT＝優れた仕事管理術？

 よって，「明日やること」から決めていくのが基準になるわけである．そして，前日に決めた「明日やること」をとにかく今日中に終わらせる．もしやり残してしまうのであれば，また「明日やる」に入れて，それを優先的に着手するように心がけるのだ．

そうすると，これまでEvernoteで組んでいた処理項目は，以下のように再編成された．

・Inbox

・Tomorrow

・Today

・1st. Task
・Projects
・Someday/Maybe
・Referenceｓ


変わったところは，オレンジ字のTomorrowとToday，1st．Taskが組み込まれたことだ．そして，TodayよりもTomorrowを優先順位的に上段に置いたことで，「明日やるべきこと」をまず基準にした．一日の終わりに，必ずTomorrowの項に集めた仕事を落とし込み，明日それを徹底して終わらせるようにする．1st．Taskは，とにかく今日やることの中でも優先的に処理するべきものを放り込む項目だ．※緊急度×重要度が高いものでも良いし，前日にやり残したものでも良い


▼まとめ

まだまだ，改良の余地はありそうだが，とりあえずこれでトライアルしてみたいと思う．はて，うまくいくのかでしょうか．

ケロケ～ロ