■「時間を埋める仕事」管理から「仕事を埋める時間」管理へ
今年度から任される仕事のボリュームが格段に増えました。
それに伴い，これまでとは違って，勤務時間内に如何に最大限の成果を発揮するかというのが僕の喫緊の課題になっています。
従来ですと，それほど仕事に追われるほどの仕事量を抱えていませんでしたので，どちらかというと自ら仕事を探して時間を埋めていたという感じでした。
ところが今回の震災や担当先がぐぐっと増えたというのもあってか，これまでにないくらい仕事量が増えて，どれから手を付けていいのやらわからない状態に一時期陥ってしまいました。
今後必要になってきたのが「時間を埋める仕事」管理から如何に大切な仕事を勤務時間内に収めるかの
「仕事を埋める時間」管理です。
■仕事に翻弄されないための2×2マトリックス
そんなこんなで，以下のようなマトリックス図を作ってみました。
題して
「いかさま仕事術の2×2マトリックス図」。
縦軸と横軸はそれぞれ「クリエイティブ／ルーチン」と「個人作業／共同作業」のファクターで示してます。
優先順位は以下の通りです。
- 共同作業×クリエイティブ
- 共同作業×ルーチン
- 個人作業×クリエイティブ
- 個人作業×ルーチン
リーマン足るもの，会社とは運命共同体です(雇われている以上は)。共同作業は何にもまして優先されるべき事項であり，中でもクリエイティブな仕事となるとなおさらですね。
こ こでいうクリエイティブというのは何も大袈裟なことではなくて，得意先のお客様とのタイアップであったり，社内の新規開発会議やはたまた新商品のPRな ど，個々人のレベルで考えるルーチンとクリエイティブの分け方で構いません。そして，共同作業というのは，社内の打ち合わせから企業との合同展示会，勉強 会，メーカー窓口の方との報告会等。“二人以上”となれば，共同作業とみなします。
ここで注意したいのが，必ずしも２の「共同作業×ルーチン」の下に３の「個人作業×クリエイティブ」が来るわけではない事 です。個人作業ではなく共同作業ばかりに時間を追われていては営業マン個人としての評価・実績には繋がりにくいと思います。共同作業を重視しつつも，時間変更が可能な場合 やそれがルーチン的な仕事であれば，クリエイティブを優先させることも必要になってきます。その時にはまず共同作業者に確認を取りながら，３を遂行する事 は言うまでもありません。
■まず，自分が何をすべきかを手帳に埋めていく
2×2マトリックス図は急に降ってきた仕事や忙殺されている状態にあるときに便利かと思います。但し，こればかりではうまくいかないと考えています。
前の節でも説明したとおり，共同作業を優先させる必要はあるのですが個人作業をおろそかにしても行けないのは自明です。では，この個人作業に割り当てる時間をどう確保するべきなのでしょうか。
僕の場合，来週のスケジュール等は週明けの月曜日に決める方法を取っていました。すると，他の人から「いかさま君。来週火曜日空いてる？これこれを やってくれないかな。」とか「いかさま君。来週の水曜日に，どこどこの展示会に参加してくれないかな？」などの想定外の仕事が振られるケースが少なからず ありました。
別に暇なわけではないのですが来週はこんな感じで仕事をしようと頭の中でなんとなく思っていた節があり，それを敢えて前の週から手帳等にスケジューリングする必要を感じていませんでした。
それがいけなかった。
(当然ながら)時間を埋める仕事管理ならそれで充分ですが，仕事を埋める時間管理ならそれでうまくゆくわけがありませんし，手帳やネットのスケジュールに予定 を入れていないので「じゃあ，引き受けます」と言ってしまったら最後，取り返しのつかない事が起こるのは目に見えています。
ではどのような手を打つべきなのでしょうか。それは上図を見ていただければわかるかと思いますが，まず手帳なり，ネットのスケジュールツールなり何でも構いませんが
先の予定を自分で押さえておくのが重要です。
すると，案外に他人から振られた仕事も断りやすいです(なぜなら，既に仕事が入っているから。もっともな理由を述べる事が出来ます）
また，それをグループで共有してるのであれば，他の人が僕のスケジュールを確認して，仕事を振られる心配もありません。
仮に仕事が舞い込んできたとしても，空いた時間等を勘案しながら協議し，調整すればよいのです。調整する時は「取替可能か，空いた時間に充填できるか，短縮できないか，保留してもらえないか」等の方法で行えばよい事です。
すると，自分のペースで仕事を遂行する機会が多くなるか思います。
■まとめ
今回書いた内容は当たり前と言えば当たり前のこと。ビジネス書等にも似たような事が書かれていますし，経験のある方なら自然と行っている方もいるでしょう。僕は不器用なので，本で得た知識も結局のところ，自ら体験して納得しないと腑に落ちないタイプです。このように今になって分かってきたことも多々あります。まぁ，それでも解っただけ良いかと思い記事を書いてみました。僕が一番ストレスを感じるのは与えられた仕事をこなす時とそれによってペースを乱される事です。
やはり，自分で能動的に仕事をやってこそやりがいを感じ，平穏な心で仕事にあたれるというものです。
